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La Communauté d’Agglomération Privas Centre Ardèche passe à Zimbra

La Communauté d'Agglomération Privas Centre Ardèche passe

Depuis février, les agents de la Communauté d’Agglomération Privas Centre Ardèche apprivoisent un nouveau logiciel de messagerie : Zimbra. Changer ses habitudes n’est pas aisé. Cédric Astier, qui a à sa charge la mise en place de ce logiciel dans les services et la sensibilisation des utilisateurs en vue de sa bonne utilisation, nous explique son rôle et les nouveautés induites par cette évolution.


Quelles sont les principales difficultés liées à un changement de logiciel ?
Les agents utilisaient d’autres outils comme Thunderbird ou Outlook. Frédéric Jacouton (Syndicat mixte des Inforoutes) a résolu les divers problèmes pour que chacun retrouve ses anciens messages, contacts et dossiers. C’est un logiciel très intéressant.

En quoi répond-il à vos besoins justement ?
C’est un outil collaboratif, qui permet le partage. Avant, à ma connaissance, il n’y avait pas de partage de calendrier par exemple. Avec Zimbra, c’est possible, on peut voir les disponibilités de chacun. On utilise aussi la réservation des salles et des véhicules. Le poids de cette gestion ne repose plus sur une personne, cela permet de responsabiliser tout le monde. Avec une centaine d’agents à la Communauté d’Agglomération, le travail en équipe est facilité.

Zmbra à la Communauté d'Agglomération Privas Centre Ardèche

Quel est votre rôle dans ce changement ?
J’étais utilisateur de Zimbra à la Communauté de communes des Châtaigniers avant sa dissolution. Et c’est naturellement que je suis devenu le moteur et le référent interne dans la nouvelle Communauté d’Agglomération. Je réalise des petits tutoriels courts qui répondent à des besoins concrets.

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Zimbra Message d’absence

Par exemple : comment réaliser un message automatique d’absence lorsque l’on part en vacances. Ce n’est pas des heures de formation mais des réponses au cas par cas.


Quelles améliorations a induit ce changement ?
Nous avons choisi des adresses sous la forme prénom.nom@privas-centre-ardeche.fr. lorsque cela était possible plutôt que des adresses au nom du service, avec comme objectif d’ « humaniser » dans une certaine mesure les courriels envoyés aux partenaires et au public. La Communauté d’Agglomération est une nouvelle structure qui a besoin de dialoguer de façon directe avec les habitants et les acteurs de son territoire.
Enfin, ce changement va être perceptible lors des déplacements : chacun pourra avoir accès à ses mails, à ses contacts et à ses documents comme les délibérations. Grâce à Zimbra, on accède facilement et rapidement à tout, même lorsqu’on est en dehors de la Communauté d’Agglomération.


Le site web de la communauté d’agglomération :http://www.privas-centre-ardeche.fr/

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