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Parapheur electronique

Parapheur electronique

Le i-parapheur est un outil de validation et de circulation de documents : il permet la circulation de documents et de flux métiers, leur validation, et éventuellement leur signature électronique.

Télé-procédures et signatures métiers

Le i-parapheur est l’outil adapté pour signer les documents budgétaires envoyés à la trésorerie dans le cadre du PESV2. Il peut aussi être utilisé pour valider des flux, comme un circuit de bon de commande.

Fonctions principales

La notification par mails permet d’informer certains organismes, agents ou autres gestionnaires qu’une procédure est en cours de validation.

Les dossiers véhiculés par le i-parapheur, peuvent être annotés, vérifiés par le secrétariat des acteurs viseurs et signataires ; ceux-ci peuvent déléguer leur visa en cas d’absences ou de congés.

Une constitution d’archives en fin de circuit permet l’assemblage des documents du dossier dans un unique fichier avec adjonction d’une page de garde reprenant le détail du circuit de validation (identité du viseur/signataire, date de l’action, détails du certificat ...).

Quelques exemples d’utilisation

- PES V2 : le document créé par la secrétaire est envoyé au maire ou président pour signature, puis pourra être envoyé à la trésorerie
- Circuit de commande interne à une collectivité : la demande d’un agent est transmise au supérieur hiérarchique pour validation, puis à l’élu référent pour signature, et enfin au service achat.
- Remboursement des frais de déplacements : la fiche de frais est signée électroniquement par l’intéressé, puis transmisse au supérieur hiérarchique pour validation, avant envoi à la trésorerie.

Avantages du parapheur électronique du Syndicat Mixte des Inforoutes

- Outil unique pour validation et signature électronique pour tous les documents issus de n’importe quelle application métier, outil bureautique, ...
- Outil en ligne utilisable avec un simple navigateur web : un agent ou un élu peut accéder aux documents depuis tout ordinateur connecté à Internet.
- Outil simple qui ne permet pas de modifier un document, mais simplement de valider, refuser, annoter, ou signer.
- Pas de pertes de documents ou de documents égarés, possibilité de suivre le circuit du dossier.
- Possibilité d’alerte pour les documents qui restent bloqués, si un maillon de la chaîne ne répond pas à la demande

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